Bestyrelsens beretning 2010/11

2010 – learning by doing

Ved generalforsamlingen sidste år trådte, på nært et enkelt medlem, hele den tidligere bestyrelse tilbage. Arbejdsmæssige forhold, sygdom eller børn der ikke længere var medlem af klubben var de primære årsager til, at hovedparten af bestyrelsesmedlemmerne ønskede at trække sig. Der måtte således en ekstraordinær generalforsamling til, før der kunne samles en fuldtallig bestyrelse.

På sit konstituerende møde var den nye bestyrelse enige om vigtigheden af at sikre klubbens fortsatte drift, stabilitet og så høj grad at kontinuitet som muligt.

Fokuspunkter for den nye bestyrelse i foråret 2010 var således:

- at færdiggøre ændring af klubbens administrative system (Conventus)
- at udbygge den elektroniske tilmelding med dankortbetaling
- at støtte opstart af dykkerafdeling i klubben
- at finde ny hovedsponsor for klubben.

Stillet overfor en overvældende opgave var det et godt ”hold” som med stor optimisme og ar-bejdsomhed gik til opgaverne.

Den første tid var i høj grad præget af learning by doing. Godt støttet af cheftræner Max, som kendte til de daglige processer, fik bestyrelsen i løbet af foråret et par hurtige succesoplevelser med implementering af Conventus, den elektroniske tilmelding og etablering af Dankortbetaling.

Bestyrelsen har som nævnt fra start haft fokus på at sikre klubbens drift og stabilitet.

Der har tidligere været trukket store veksler på bestyrelsesmedlemmer, specielt i forhold til den løbende medlemsadministration, bogføring o.lign. Skiftende bestyrelser, skift i administra-tionssystem og manglende kontinuitet i forhold til klubbens drift og økonomi har de seneste år rystet klubbens fundament væsentligt.

Det har derfor været af stor betydning for bestyrelsen at få styrket varetagelsen af de vitale opgaver i klubben, specielt i forhold til klubbens daglige drift og økonomi. I juni måned blev fo-retaget en budgetrevision og en nødvendig justering af medlemskontingentet.

I løbet af efteråret opstod en mulighed for, med kommunalt løntilskud pr. 1. januar 2011 og 6 mdr. frem, at ansætte en regnskabshjælp, som bestyrelsen besluttede at udnytte, idet vi har vurderet, at det er helt nødvendigt, at ”professionalisere” kassereopgaverne i en klub af vores størrelse med et regnskab på godt 2 mio. kr. At denne person også samtidig har en baggrund som svømmetræner, giver klubben gode muligheder for også at forbedre træner situationen.

Det er målet, at ”jobtræningen” skal føre til en fastansættelse.

Aktivitetsniveau og medlemstal

Ultimo 2009 var medlemstallet 903. Efter tilmelding ved sæsonstart i foråret var medlemstallet 442 medlemmer. Det store fald skyldes skift i tilmeldings- og betalingsprocedure.
Ved overdragelse til den nye bestyrelse i marts var der 574 medlemmer og stigningen fortsatte til 801 ved slut af forårssæsonen.

Ultimo 2010 er medlemstallet på 925. Gennem året har der i alt været 1189 betalende med-lemmer, der har deltaget i klubbens aktiviteter.

Svømmeskolen

Det har været et travlt år i svømmeskolen med mange spændende aktiviteter. Kort før som-merferien afholdte vi Aqua Camp for de 6-13-årige med 66 deltagere. Der var forskellige akti-viteter fordelt over en hel uge, og som noget helt nyt tilbød vi denne gang børnene muligheden for at prøve at dykke. Arrangementet var en stor succes.
Med 850 medlemmer mellem 0 og 12 år og 400 medlemmer fra 18 år og opefter er der stor aktivitet i svømmeskolen. Klubbens udbud af hold er forsat i samme spor som tidligere år, dog med mindre justeringer. For eksempel har vi i efterårssæsonen været nødt til at lukke flere fredags- og lørdagshold, da det ikke har været muligt at finde trænere. Vi håber, at det vil blive muligt at genoprette disse hold på et senere tidspunkt, da der altid har været tilmeldinger og svømmere nok til holdene.
I sæsonen 2011 forsætter Pingvinen med at tilbyde spændende aktiviteter. Vi vil igen i år afholde den meget populære Aqua Camp, og både kuraften og svømmemærkestævne er blandt de aktiviteter, som er under planlægning.   
Vi ser frem til en spændende og nyskabende sæson 2011.

Konkurrenceafdelingen

2010 har været et år med positiv udvikling for K-afdelingen.  Der er i alt 46 svømmere tilknyttet K-afdelingen. Der har desværre været en del af de ældre svømmere, der er stoppet, men tilsvarende tilgang af nye svømmere fra BXVK-hold er sket i løbet af året, således at niveauet har været nogenlunde stabilt. K-afdelingen arbejder fortsat videre på at skabe og forbedre talenter.

Trænersituationen har i konkurrenceafdelingen været fin igennem hele året. 

Sportslige resultater

K-afdelingens svømmere har opnået fine sportslige resultater. Pingvinen opnåede en samlet 2. plads til årets Himmerlandsturnering, og vi havde igen i år en svømmer med til DÅM, (Dansk Årgangs Mesterskab).

Endelig, efter 2 års pause fik K-udvalget arrangeret et klubmesterskab, som blev afholdt i de-cember måned. Arrangementet blev afviklet med hjælp fra nye og gamle forældre og var en stor succes for de deltagende svømmere. 

Sociale arrangementer

K-udvalget har også i samarbejde med arrangementsudvalget lavet en række hyggeaftener for alle K-svømmerne, en sommerlejr i uge 28, 3-dages LAN i julen samt træningsweekend for svømmerne på K1 og K2. Disse sociale arrangementer bidrager til at skabe en klub og ”hold-ånd” blandt konkurrencesvømmerne. Et element som er i helt i tråd med klubbens formål og fundament, og som forhåbentligt kan være med til at fastholde denne aldersgruppe i svømme-idrætten. 

Forældreopbakning

2010 har også været et år, hvor forældre har været gode til at melde deres hjælp til diverse stævner. Vi har også set en del nye forældre. Vi har dog fortsat en opgave i 2011 med at blive meget bedre til at involvere forældre i opgaverne omkring K-holdene og specielt stævnedeltagelse og afvikling. 

Fokuspunkter for 2011

I det nye år vil K-udvalget arbejde med at få flere forældre til at deltage på tidtager- og dom-merkurser, så de forældre, der frivilligt melder sig, også har de rette kvalifikationer, som kan udnyttes, når vi er ude til stævner rund omkring i Danmark. Det er en væsentlig forudsætning, for at vi kan tilbyde vore K-svømmere at deltage i disse arrangementer.

Sponsorstævne er en ny opgave vi har pålagt os i K-udvalget. Målet er at vi kan tjene nogle penge, som vi vil bruge på at få videreuddannet vores trænere og arbejde hen mod at komme på træningslejr med svømmerne.

Vi vil stadig holde fast i samarbejdet med arrangementsudvalget og afholde hyggeaftener og træningsweekender for svømmerne for at fastholde det godt sociale niveau i klubben.

Trænerne skal stadig arbejde videre på at udvikle og skabe talenter, der brænder for at deltage til mesterskabsstævner.

Dykkerafdelingen

Som et nyt initiativ startede Pingvinen en dykkerafdeling i starten af 2010.
Det var bestyrelsen beslutning at stille klubbens organisation til rådighed for initiativet. Efter et par små problemer i opstartsfasen har de været 5 medlemmer hele sæsonen og yderligere 3 er kommet til ved start af det nye år.

Der skal fortsat lægges kræfter i at blive flere i denne afdeling, men der er fortsat en tro blandt instruktørerne på, at der er et potentiale. Der er dog brug for at dykkerne selv mere aktivt går ind i at definerer deres behov i klubben. 

Sponsoraktiviteter

Hvervning af storsponsor

Ved Generalforsamlingen 2010 og dermed en ny bestyrelses indtræden havde Svømmeklubben ingen hovedsponsor. Sponsorudvalget så det som en hovedopgave at have hvervet en sådan i løbet af 2010. Der blev lavet en ny hovedsponsorkontrakt (Pingvinens egen), som blev sendt til nogle lokale industrivirksomheder og banker. Der blev taget kontakt til bl.a. Sparekassen Himmerland, som indledningsvis ikke var afvisende overfor vores henvendelse. Desværre fik vi den 1. marts et endeligt afslag på en aftale. Sponsorudvalget forsætter nu bestræbelserne på at finde en hovedsponsor. 

Hvervning af sponsorater i efteråret 2010

Hvert år i oktober måned indledes hvervning af sponsorater blandt Rebild kommunes og nabo-kommuners erhvervsdrivende. Forud for dette blev sponsoraftalerne opdateret og gjort tids-svarende, så vi nu arbejder med to typer af sponsorater – et på 3000,- kr. som giver ret til egen sponsorsidereklame på svømmeklubbens sponsorskærm og link til egen hjemmeside på forsiden af www.pingvinen.eu og et til 1500,- kr. som giver ret til at få logo på sponsorskær-men på samlet sponsorside, samt logo på www.pingvinen.eu.

Der blev sendt breve til og besøgt ca. 80 virksomheder og erhvervsdrivende. Sponsorudvalget var også omkring Støvrings industrikvarterer.

Det er lykkes at indkassere aftaler for 34.500 kr. Hovedparten af klubbens sponsorer består af trofaste sponsorer, som gennem en årrække har støttet og støtter op om klubben samt enkelte nye, som ser en ide i at bakke op om de sunde aktiviteter og få sin forretning profileret i svømmehallens områder, hvor de mere end 900 medlemmer og deres familier dagligt passerer.

Derudover har to sponsorerne valgt at støtte svømmeklubbens arbejde for handicapsvømning.

De udgåede plasttavler med æg-annoncer er taget ned, vores sponsorskærm er blevet opdateret, ligesom sponsorbeviser er blevet uddelt. 

Anden støtte

Ansøgning hos Trygfonden

Trygfonden har modtaget ansøgninger fra svømmeklubben til henholdsvis en hjertestarter og dukker til Førstehjælpskurser, herunder Aqua Camp, og vi kan med glæde meddele, at vi har fået tilsagn om 43.000 kr. til indkøb af disse. 

Søgning af midler ved Rebild Kommunes Idrætsråd til Handicapsvømning og dykning

Sponsorudvalget tog i efteråret 2010 initiativ til at søge støtte ved Rebild kommunes Idrætsråd til nye aktiviteter – Dykning og handicapsvømning. Kommunen har bevilget henholdsvis 3.000 kr. og 8.000,- kr.

ForeningsEL

I foråret 2010 tog svømmeklubben imod tilbuddet om at deltage i ”ForeningsEL” Både medlemmer og ikke-medlemmer kan via www.pingvinen.eu  tilmelde sig og derigennem give et bidrag til svømmeklubben.

Rekvirering af sponsorgaver ved byens erhvervsdrivende

I forbindelse med hvervning af sponsorater har flere af Støvrings erhvervsdrivende givet tilsagn om sponsorgaver til fx bingo eller i forbindelse med event.

Fokuspunkter for 2011

Søgning af hovedsponsor

Sponsorudvalget forsætter nu bestræbelserne på at finde en hovedsponsor. Alternativt kan være nødvendigt at finde flere mindre sponsorer.

Søgning af Fondsmidler

I 2011 går sponsorudvalget i gang med at søge støtte hos Fonde til bl.a. rekvisitter til Handi-capsvømning, Pilates og dykning. Der ønskes desuden ansøgning om tilskud til indkøb af un-dervandskamera til konkurrenceafdeling.

Ad hoc projekter

Klubbens konkurrenceafdeling planlægger i år at afholde et Sponsorstævne, og udvalget vil støtte op om denne aktivitet samt andre, som måtte komme. Der er også planer om at lave en eller flere events for lokalområdet.

Hjemmeside og PR

Kvalitetssikring og optimering af svømmeklubbens hjemmeside

Sponsorudvalget har i 2010 lagt et stort stykke arbejde i at kvalitetssikre og optimere svøm-meklubbens hjemmeside. Således er det nu muligt at få overblik over de produkter, svømme-klubben udbyder og at tilmelde sig svømmeskolen samt få information om stævner mv. 

Forud for opbygningen af tilmeldingsmodulerne er det lykkedes til fulde at få opbygget beta-lingssystem via PBS – ligeledes via hjemmesiden – med online betaling med Dankort. Dvs. at alt vedr. tilmelding og betaling foregår fuldstændig automatisk for at gøre det lettere for klubbens medlemmer og lette den administrative byrde i klubben.

Der er aktuelt blevet lanceret et helt nyt design af klubbens hjemmeside. Siden skal løbende udbygges og medlemmerne skal bruge siden til informationssøgning.

PR-arbejde

Der skal i 2011 laves nyt brochuremateriale samt flyers til events. Desuden skal der være forsat fokus på at synliggøre Pingvinen som et attraktivt idrætstilbud i Rebild Kommune.

Økonomi

Økonomisk resulterede 2010 i et overskud på 57.600 kr., hvilket sammenlignet med sidste år må siges at være meget tilfredsstillende.

Der har ikke været afholdt en regnskabsafslutning siden årsskiftet 2006. Det er nu sket i for-bindelse med regnskabsafslutning 2010. Differencen fra tidligere år belaster således 2010 regnskabet.

I forbindelse med årets regnskabsafslutning er der foretaget et servicetjek af klubbens admini-strative praksis ved en kritisk gennemgang af en statsautoriseret revisor. Det har givet anledning til, at der fremadrettet sker justering i administrativ- og bogføringspraksis, ligesom det fo-religgende forslag til ændring af vedtægter sker på foranledning af denne gennemgang.
Klubbens vedtægter er ikke fulgt med ændringer i eks. skattelovgivning, ligesom de ikke afspejler den aktuelle organisations- og ansvarsfordeling i klubben.

Derfor har det være nødvendigt at stille forslag til ændringer på generalforsamlingen. 

Det vil fortsat være nødvendigt at have fokus på en stram styring af klubbens økonomi og udnytte potentialet for pladser i svømmeskolen og konkurrenceafdelinger. De kommunale tilskudsordninger beskæres i disse år, hvilket giver væsentlige udfordringer for os. Vi har kun meget få knapper at skrue på i forhold til disse udfordringer. Derfor er det helt nødvendigt at vi i klubbens bestyrelse tænker i alternative muligheder for alternativ indtjening, f.eks. ved mærke- og sponsorstævner, deltagelse i byfest, osv.

Fremtid og vision

Fremadrettet håber bestyrelsen, at styrkelsen af de vitale driftsopgaver vil betyde en ”professi-onel” håndtering af klubbens regnskab, opdatering af medlemsregistre og forbedret service overfor vore medlemmer i dagtimerne og en fleksibilitet i forhold til trænersituationen.

Med styrkelsen af de vitale driftsopgaver er det håbet, at der gradvist bliver mere tid og overskud for bestyrelsen til at kigge fremad og styrke klubben i udfordringerne med forsat at udbyde attraktive idrætstilbud til vore interessenter, modstår ændring af kommunalt tilskudsordninger mv. Det påbegyndte ”servicetjek” som er gennemført i et enkelt rum i huset, for at bruget det billede, skal udbredes til husets øvrige rum.

De første indledende øvelser til dette er gjort. Bestyrelsen og de faste udvalg afholdt den 11. september 2010 et visionsseminar. Formålet med dagen var at sætte fokus på, hvilken klub vi gerne vil være fremadrettet. Hvilke tiltag der på kort og lang sigt skal igangsættes for at nå derhen.
Seminaret førte til formulering af handleplaner for følgende emner:
- Hvad vil vi kendes på? (Image, samarbejde, stærk klub ånd, professionel drift)
- Synlighed (udadtil)
- Forældre/medlemskontakt
- Revision af målsætning/politikker.

Det vil være disse emner, der vil være bestyrelsen fokuspunkter for året 2011.

Desuden er bestyrelsen blevet inviteret til at deltage i en drøftelse med SIF (fodbold, håndbold, badminton og basket) om et muligt samarbejde/evt. dannelse af en ny hovedforening. Pingvinens bestyrelse har valgt at deltage positivt i denne dialog, idet vi anser det for at kunne bære en række ny muligheder med sig. En bred vifte at nye idrætstilbud, en yderligere styrkelse af klubben i dialogen med Rebild Kommune og en mere attraktiv partner for sponsorer.   

- Så på trods af udfordringerne er der forsat grund til optimisme og der er fortsat vilje til at arbejde videre med opgaverne i 2011.